Manchmal sind die Rahmenbedingungen eines Projekts so klar, dass sie fast wie ein Countdown wirken. Für zwei Kunden die unabhängig voneinander, aber in derselben Branche tätig sind, war der Benchmark fast identisch:
„Wir haben 6–8 Wochen für die Einrichtung des neuen Social Intranet
– dann muss der Rollout stehen.“
Oder, wie es einer der Team-Leads formulierte:
„Der Vorstand hat uns genau für diesen Zeitraum Rückendeckung zugesagt. Danach ändern sich die Prioritäten. Ihr habt sechs Wochen zum Erfolg, maximal acht.“
Klarer kann ein Projektauftrag kaum sein. Und genau diese Klarheit war ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Vom Kick-off zum Rollout in Rekordzeit
In beiden Projekten lagen zwischen der ersten Projektteam-Besprechung und dem Start der Redaktionsschulungen nur wenige Wochen. Danach ging es nahtlos in den Rollout für jeweils rund 600 Mitarbeitende über. Und das Ganze im geplanten Zeitrahmen.
So hat es funktioniert:
- Das perfekte Projektteam
Fünf interdisziplinär aufgestellte Personen aus IT, Datenschutz, Führung, Kommunikation und Personal bildeten eine ideale Mischung aus technischer Expertise, strategischer Weitsicht, kommunikativer Stärke und Personal-Know-how. Dazu kam eine menschlich verbindende Basis: Wir waren schnell ein echtes Team. Ergebnis: Es gab keine endlosen Abstimmungsschleifen. Entscheidungen wurden direkt im Team getroffen. Die Arbeit in jedem unserer wöchentlichen bzw. zweiwöchentlichen Meetings war fokussiert. - Die richtige Systemwahl: Haiilo
Statt monatelang individuelle Lösungen zu entwickeln, setzten wir auf eine bewährte Plattform, die alle zentralen Funktionen eines modernen Social Intranets mitbringt. Dank der flexiblen Konfiguration konnten wir die Anforderungen beider Unternehmen ohne unnötigen „Schnickschnack“ umsetzen. Zusatzvorteil: Die Anbindung an vorhandene Quellsysteme machte aufwendige Datenmigrationen überflüssig. - Frühe Einbindung der Kommunikation und Nähe zur Entscheiderebene
Change-Prozesse und interne Kommunikationskampagnen konnten von Beginn an geplant und abgestimmt werden. So war zum Rollout nicht nur das System einsatzbereit, sondern auch die Mitarbeitenden waren informiert, vorbereitet und motiviert.
Fazit: Mit den richtigen Menschen ist Schnelligkeit machbar.
Diese beiden Projekte zeigen: Social Intranet-Einführungen müssen keine monatelangen IT-Mammutprojekte sein. Mit einem klaren Zeitfenster, einem starken interdisziplinären Team, einem erprobten System und kurzen Entscheidungswegen lässt sich selbst ein komplexes Vorhaben schnell und erfolgreich umsetzen.
Jetzt beginnt die Bewährungsprobe im Realbetrieb. Der Rollout ist erfolgt, die Plattform ist live und die kommenden Wochen werden zeigen, wie sich das neue Social Intranet im Arbeitsalltag von über 600 Mitarbeitenden etabliert.