Für zwei Kunden – völlig unabhängig voneinander, in der gleichen Branche – lautete der Benchmark: Wir haben 6-8 Wochen Zeit für die Einrichtung des neuen Social Intranet bis zum Rollout. Dann müssen die Ressourcen, die wir dafür zusammengestellt haben in andere Projekte übernommen werden. So hat es einer der Team-Leads ausgedrückt: „Der Vorstand hat uns für genau diesen Zeitraum Rückendeckung zugesagt. Danach ändern sich die Prioritäten. O-Ton: Ihr habt 6 Wochen zum Erfolg – maximal Acht.“
Wichtige interne Einflussfaktoren
Und so entwickelte sich eine sehr zielorientierte und effiziente Systemimplementierung. In beiden Fällen schafften wir es tatsächlich im anvisierten Zeitraum. Von der ersten Projektteam-Besprechung bis zum Start der Redaktionsschulungen und des Rollouts für rund 600 Mitarbeiter.
Einer der Schlüssel zu diesem Erfolg lag sicher in in der strategisch gelungenen Zusammensetzung des Projektteams. Fünf interdisziplinär aufgestellte Personen aus den Bereichen IT, Datenschutz, Führung, Kommunikation und Personal schufen eine perfekte Symbiose aus technischer Expertise, strategischer Vision, kommunikativer Kompetenz und personalwirtschaftlichem KnowHow. In beiden Projekten entstand zudem schnell eine menschlich verbindende Basis. Wir fanden schnell zueinander und auch zur Form unserer Arbeitstreffen – ein echter Glücksfall. Und so gab es fast keine wiederholten Abstimmungsschleifen, konnten wir im Team fast alle Entscheidungen selbstverantwortlich treffen und waren durchgängig fokusiert unterwegs. Das war in jedem unserer 1/2-wöchentlichen Meetings spürbar.
Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor war die frühe Einbindung der Kommunikationsabteilung und der direkte Draht zur Entscheiderebene. So konnten wir die wichtigsten Change-Schritte und internen Kommunikationskampagnen zum Rollout sicherstellen. Zum Start waren damit nicht nur das System funktionsfähig, sondern auch die Mitarbeiter auf die neue Plattform vorbereitet.
Die Plattform: Ein Standardsystem mit Customizing
Die Entscheidung für Haiilo als Standardsystem war ein wichtiger Garant für diesen Erfolg. Statt lange an individuellen Entwicklungen zu arbeiten, konnten wir auf diese ausgereifte und erprobte Plattform setzen, die bereits die wesentlichen Funktionen eines modernen Social Intranets mitbringt. Weitgehende Möglichkeiten in der Konfiguration war das Zauberwort – neben dem Verzicht auf individuellen Schnickschnack. Die mögliche Anbindung an das vorhandene Quellsystem der Personal- und Emailverwaltung sorgte dafür, dass keine manuelle Datenmigrationen- bzw. pflege notwendig wurde.
Diese beiden Projekte zeigen, dass Social Intranet-Projekte nicht automatisch langwierige IT-Mammutprojekte sein müssen. Mit der entsprechenden Herangehensweise und den „richtigen“ Menschen lassen sich auch komplexe Systeme schnell und effizient implementieren.
Die Bewährungsprobe im „real live“ steht nun bevor: Der Rollout für jeweils rund 600 Mitarbeiter und die nachhaltige Etablierung der Plattform im Arbeitsalltag für die Menschen.