Wie bringt man knapp achthundert Mitarbeitende in einer bundesweit tätigen NGO besser miteinander ins Gespräch? Wie schafft man Transparenz, Austausch und mehr Nähe, auch über Standorte und Einrichtungen hinweg?
Mit diesen Fragen trat eine größere NGO an mich heran. Die Organisation hatte sich bereits für Haiilo als Plattform für ihr Social Intranet entschieden. Doch durch verschobene Prioritäten und knappe Ressourcen wurde das Projekt immer wieder vertagt. Irgendwann war klar: Jetzt oder nie. Und mit dieser Entscheidung kam ich als externe Projektleitung ins Spiel.
Ein kleines Team, eine große Aufgabe
Was das Projekt besonders machte:
- Ein kleines internes Kernteam mit begrenzter Zeit
- Keine eigene IT-Abteilung, sondern ein externer Dienstleister
- Keine alte Bestandstechnik, denn es gab bisher kein spezielles internes Kommunikationssystem
Letzteres war ein großer Vorteil. Wir starteten auf der sprichwörtlichen „grünen Wiese“. Mein Vorschlag war daher: Lassen Sie uns gleich mit Best Practices starten. Mit Konzepten, die sich bei ähnlichen Organisationen bereits bewährt haben.
Schritt für Schritt
Zunächst ging es darum, die Organisation besser zu verstehen. Mit einem klar strukturierten Themenkatalog sammelte ich Informationen und diskutierte sie gemeinsam mit dem kleinen Projektteam.
Danach übernahm ich mit meinem Netzwerk den Großteil der Konfiguration. Die internen Kolleginnen und Kollegen konnten sich so auf Feedback, Feinschliff und redaktionelle Inhalte und Fragen konzentrieren. Bereits nach wenigen Wochen stand eine erste stabile Version mit Echt- und Beispieldaten.
Nach nur drei Monaten planten wir den Rollout:
- Key-User und Redakteur:innen wurden geschult
- Alle Mitarbeitenden erhielten Zugriff – auch mobil
- Und das alles mit minimalem Ressourceneinsatz auf Kundenseite
Was heute selbstverständlich wirkt, war mal Neuland
Heute, knapp ein Jahr später, ist aus dem Projekt ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Die internen Admin´s und Mitarbeitenden agieren größtenteils eigenständig und sicher im System. Es braucht kaum noch Betreuung.
Dennoch treffen wir uns im Projektteam weiterhin monatlich zum Austausch. Wir besprechen gemeinsame Ideen, wie das Intranet noch stärker zur gelebten Plattform für Austausch und Zusammenarbeit werden kann.
Mein Fazit: Gute Planung schlägt Ressourcenknappheit
Was mich besonders freut: Dieses Projekt zeigt, wie zielgerichtete externe Unterstützung, klare Strukturen und partnerschaftliches Arbeiten auch unter knappen Bedingungen ein richtig gutes Ergebnis schaffen können.
Und vielleicht ist genau das auch die wichtigste Erkenntnis: Man muss nicht alles selbst stemmen. Aber man braucht ein gutes Konzept und Menschen, die es gemeinsam tragen.
Möchten auch Sie den digitalen Austausch in Ihrer Organisation auf das nächste Level bringen? Ich freue mich, wenn Sie mich ansprechen.