Partner und Unterstützer – intern und extern – haben Sie inzwischen gefunden. Ein nächster Schritt, wenn noch nicht geschehen, kann darin bestehen, dass Sie sich vergleichbare Projekte und konkrete Kundenlösungen von Ihrem Wunschpartner empfehlen lassen und Vor-Ort-Termine bei diesen Unternehmen machen. Sprechen Sie mit den dortigen CRM-Verantwortlichen und lernen Sie aus deren Erfahrungen!

Parallel dazu beginnt die Erstellung des Pflichtenhefts. Basis dafür ist das vorhandene Lastenheft.

Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

Was ist der Unterschied zwischen den beiden Dokumentationen?

Das Lastenheft haben Sie selbst erstellt; es zeigt Ihre Sicht auf Ist/Soll, die funktionalen Anforderungen und strategischen Ziele. Das Pflichtenheft dagegen erstellt der Systempartner, den Sie im vorigen Schritt ausgewählt haben – natürlich gemeinsam mit Ihnen. Es zeigt, detailliert, die Form der Umsetzung Ihres CRM-Projektes. Dort wird aufgezeigt, was wie „ablaufen“ wird, die Folgen daraus und auch was nicht „geht“. Wie sieht ihr zukünftiges CRM als IT-System technisch, optisch und funktional aus? Darum geht es hier.

Für die Erstellung dieser Dokumentation bitten Sie Ihren Wunschanbieter um ein Angebot zur Durchführung eines Workshops. Wichtig zu wissen ist: Die dabei anfallenden Aufwendungen beziehen sich direkt auf die später anfallenden Projektkosten. Diese verringern sich entsprechend darum, so daß es sich hierbei nicht um Mehrkosten handelt.

Der Aufwand ist abhängig von Ihrem individuellen Projekt. Das können 5 Tage sein oder auch 100, je nach Projektgröße. Und nur hierfür geben Sie einen ersten Auftrag ab. Damit erhalten alle Parteien die Gelegenheit, sich näher kennenzulernen und zu prüfen, bevor die endgültige Entscheidung fällt. Nicht von ungefähr gibt es auch zwischen zwei Menschen eine Verlobungszeit vor der Heirat!

Form und Ablauf zur Durchführung solcher Workshops kennen Sie im Grunde bereits aus der Erstellung des Lastenheftes. Außerdem versteht Ihr CRM-Partner die Notwendigkeiten. Deshalb möchte ich hier nur eine paar kurze Hinweise geben:

  • Natürlich kennen Ihre Teilnehmer detailliert und aus unterschiedlichen Gesichtspunkten die Prozesse und IST/SOLL Zustände im Projekt. Bitte denken Sie auch an Entscheidungsträger.
  • Bereiten Sie sich vor. Kaum etwas ist ärgerlicher, als wenn im Workshop regelmäßig Teilnehmer den Raum verlassen, um nach Unterlagen zu suchen oder sich abzusprechen. Sorgen Sie dafür, dass benötigte Unterlagen an den Tagen aktuell vorliegen (Prozessdokumentationen, Zugriff auf bestehende Werkzeuge und Systeme, Fallbeispiele, Listen, Dateien,…)
  • Erfragen Sie vor dem Workshop, was Ihr Systempartner zu den Workshoptagen alles benötigt. Nutzen Sie sein KnowHow. Lassen Sie sich von den Erfahrungen und Ideen Ihres Partners inspirieren. Oft helfen Lösungen, die mit anderen Kunden bereits praktisch umgesetzt wurden. Warum sollten Sie das Rad zum 2ten mal erfinden?
  • Seien Sie offen für etwaige Anpassungen Ihrer Ziele. Vielleicht können Sie mit geringen Änderungen größeren Aufwand und Kosten sparen?

Das Pflichtenheft ist die Funktions- und Rechtsgrundlage für Ihr Projekt. Auf dieser Basis erstellt Ihr Wunschpartner das endgültige und verbindliche Angebot mit Preis- und Zeitfixing zur Umsetzung. Nur so erhalten beide Parteien die erforderliche Kostensicherheit!

Noch ein paar Tips aus der Praxis

Bitten Sie Ihren Anbieter darum, noch vor den Workshops eine – kostenfreie – Testinstallation einzurichten. Am Besten die Version, die zur Präsentation in Ihrem Unternehmen bereits angepasst wurde. Damit können Sie schon hier und heute am konkreten System arbeiten und ausprobieren. Das ist im wahrsten Sinne wesentlich praktischer als theoretische Diskussionen.

Denken Sie in der Vorbereitung für die Workshops auch an MS-Excel oder ähnliche Produkte. Solche individuellen Lösungen habe ich zur Datenverwaltung bisher noch bei jedem Unternehmen angetroffen. Bei vielen Anwendern bereits bekannt und mit niedriger Einstiegsschwelle, ist es leicht, damit zu beginnen und Anforderungen schnell abzudecken. Was beim Start noch ein Vorteil war, wird schnell zum Wildwuchs. Ich habe Projekte geführt, in denen wir >100 Excellisten angetroffen haben…

Für die Übernahme solcher Daten brauchen Sie meist keine individuellen Schnittstellen, oft genügt dazu eine Einzige. Hinterfragen Sie bitte genau die wirkliche Aktualität und Wichtigkeit dieser Tabellen.

Dazu wünsche ich Ihnen die Kraft, die eine oder andere Datei bereits jetzt „wegzuwerfen“. In so manchen Projekten war dies eine meiner Rollen – Entdecker und Mutmacher für ungeliebte Entscheidungen. An solchen Stellen schützt die Sicht von Außen vor der „ganz normalen“ eigenen Systemblindheit.

Im nächsten Projekt-MileStone geht es um Einführung und Rollout.