Ein besonders eindrucksvolles Beispiel für ein gelungenes Businessmeeting habe ich aktuell erlebt. Bei einem Kunden, den ich, gemeinsam mit Kolleginnen, im CRM-Projekt als Berater und Moderator begleite, war das Treffen zur Auswahl der verbleibenden Anbieter angesetzt. Nach drei Stunden waren wir fertig – mit einem sehr beeindruckenden Ergebnis für uns alle. In geheimer Wahl hatten mehrere Entscheider sich im ersten Wahlgang und ohne Absprache auf 100% identische Anbieter verständigt. Als dieses Ergebnis vor uns lag, war es erst einmal total ruhig im Raum – zu verblüfft, überrascht und verwundert über die schnelle und große Einigkeit waren wir – direkt gefolgt von dem starken und bestätigenden Gefühl:

Ja, dann passt unsere Entscheidung so!

Sicher ist: Das hätte auch 2 Tage statt 3 Stunden dauern können. Welch Aufwand! Oft genug hatte jeder einzelne von uns dies schon erlebt. Wie ist das gelungen?

Natürlich gab es einige formale Regeln, wie z.B. dass sich alle Teilnehmer bereits im Vorfeld mit den Angebotsunterlagen beschäftigt hatten. Oder auch, dass wir das Treffen mit der gemeinsamen Definition eines klaren Zieles begonnen haben. Genauso wichtig waren aber auch weitere Aspekte:

Haltung und Verbindung

Über die bisher stattgefundenen Treffen hatten wir eine wertschätzende Haltung aufgebaut, die es möglich gemacht hat in unserer Verschiedenheit und Andersartigkeit eine Stärke zu sehen, statt eines Problems! Die Verbindung zwischen unterschiedlichen Rollen und Verantwortungen (z.B. IT und Fachbereich), unterschiedlichen Kompetenzen, Stärken oder verschiedenen Verhaltenstypen (intro-/extrovertiert, Langsam-Schnell, etc.) wurde damit belastbar. Für die Arbeit und Verbindung im Team entstand eine stabile, breite Brücke statt eines verrosteten, wackligen Übergangs.belastbare Verbindungen

Offenheit und Aufrichtigkeit

Persönliche Meinungen, Bedenken, Gedanken, Gefühle, Erfahrungen oder auch (vor-)gefasste Entscheidungen durften – ohne Angst abgelehnt zu werden – offen angesprochen werden. In unserer, damit weitgehend wettbewerbs- und bewertungsfreien Diskussion lag dann meist schon eine gemeinsam tragbare Lösung. Aufrichtige Klarheit hat das möglich gemacht.Klarheit

Klarheit

Aktuelle und persönliche Themen der Teilnehmer haben wir im Vorfeld angesprochen und (soweit möglich) geklärt. Dies hat das individuelle Marschgepäck deutlich erleichtert. Selbst wenn keine vollständige Klärung möglich war, hat bereits das Teilen der eigenen Situation entlastet und die Verbindung zwischen den Teilnehmern gestärkt.

Wertschätzung

In den Treffen haben wir, neben einem „wertigen“ Projektraum, bewusst auch auf unser Raumempfinden geachtet: Wer sitzt wo?, links/rechts/vis-a-vis von?, mit welchem Abstand?, … Was ist individuell hilfreich?

Auf diese Weise konnten wir sowohl unsere mentalen Agenda-Anforderungen als auch emotionale und körperliche Bedürfnisse zufrieden stellen. Kopf, Bauch und Körper wurden gleichermaßen gehört! Das Kernthema stand klar im Focus und unsere Diskussionen und Entscheidungen waren letztendlich effektiv und leicht.